Egy egri startup olyan mesterségesintelligencia-alapú megoldást fejlesztett, amely a rendezvények lebonyolításában közvetlenül a szervezők és a helyszíni munkatársak munkáját támogatja. A Cessy nevű AI-asszisztens a rendezvény akár több tíz oldalas forgatókönyvéből kinyeri az információt, és röviden, lényegretörően válaszol a lebonyolítás közben a stáb kérdéseire.
Az alapprobléma
Egy rendezvény megszervezése során több száz, nagyobb események esetében akár több ezer feladat, időpont, helyszín, felelős és egyéb információ összehangolása szükséges. A rendezvényipar szereplői régóta keresik annak lehetőségét, hogyan lehetne ezt a hatalmas információmennyiséget úgy kezelni, hogy a megfelelő információ a megfelelő emberhez, a megfelelő időben jusson el.
Egy egri startup – a Cascade Event System Kft. – most erre fejlesztett működő megoldást: Cessy-t a Cascade Event System mesterséges intelligenciával működő rendezvényasszisztensét. A rendszer alapja egy vizuális rendezvényforgatókönyv, amelyből az AI képes információkat értelmezni, összefüggéseket keresni és a rendezvényen dolgozók kérdéseire választ adni – a világ bármely nyelvén, ha úgy hozza a helyzet.
Elsősorban a szervezőket segíti az AI
A rendezvényiparban használt digitális megoldások jelentős része elsősorban a közönség kezelésére koncentrál: regisztráció, jegyértékesítés, beléptetés, résztvevői kommunikáció vagy kapcsolattartás. A Cascade más problémát céloz. A fókusz a rendezvény mögött dolgozó embereken van. Egy technikus megkérdezheti, hol és mikor kell lennie. Egy hostess lekérdezheti a saját feladatait. A catering koordinátor megkérdezheti, hogy egy adott időpontban hol és milyen mennyiségű cateringre van szükség. Egy produkciós munkatárs megtudhatja, mikor érkezik egy fellépő, ki a felelős egy adott területért, vagy kit kell keresni egy felmerülő probléma esetén. A lényeg: mindenki azonnal hozzáfér az információhoz, és abban a formában ahogy arra szüksége van.
Cessy a számára hozzáférhető forgatókönyv alapján válaszol, és a kérdéseket természetes nyelven lehet feltenni neki. A rendszer többnyelvű kommunikációra is képes, így a rendezvényen dolgozó külföldi munkatársak számára sem jelent akadályt, ha nem ugyanazt a nyelvet beszélik, mint a szervezők.
„Mi lenne, ha a forgatókönyved beszélni tudna?”
A Cascade egyik alapgondolata egyszerű: Mi lenne, ha a rendezvény forgatókönyve beszélni tudna hozzád? A mesterséges intelligencia nem önállóan találja ki a rendezvény működését, hanem a rendelkezésére bocsátott forgatókönyvi adatokból dolgozik. Nem egyszerűen csak adatot szolgáltat, de képes olyan következtetéseket is helyesen levonni, mint például: van-e két esemény között ütközés, melyik dolgozónak nyúlik a munkaideje 12 órán túl, azaz igény esetén ellenőriz, potenciál veszélyt rejtő részekre hívja fel a figyelmet.
Vagy akár matematikai műveltekre is képes: a rendezvény reggelén összesíteni tudja, hogy a konyhának mindösszesen 12 kg pogácsát kell sütnie, és azt is megmondja, hogy azt milyen bontásban kell majd kihelyezni.
Az AI technológia ilyen formában még sehol nincs jelen a rendezvényiparban, és bár még ez csak az első lépés, máris forradalmasítja a rendezvény lebonyolításának vezérlését – közölték.
Hirdetés
A Word-forgatókönyvtől a vizuális „rendezvénytérképig”
A Cascade Event System nem egyszerűen egy online forgatókönyv. A rendszer a rendezvény teljes folyamatát egy vizuális idő–helyszín koordináta rendszerben jeleníti meg. Így egyetlen nézetben láthatóvá válhat, hogy mikor, hol, milyen feladatok zajlanak, ki a felelős, mely folyamatok párhuzamosak, és hol kapcsolódnak össze az egyes munkafolyamatok.
Egy több száz eseményt tartalmazó forgatókönyvnél ez olyan problémák felismerésében is segíthet, amelyek egy hosszú Word- vagy Excel-dokumentumban könnyen elvesznek: például ha egy munkatársnak egyszerre két helyen kellene lennie, túl rövid idő áll rendelkezésre egy technikai átállásra, vagy egyszerre túl sok feladat koncentrálódik egy adott helyszínen.
A rendszer ugyanakkor nem akarja száműzni a jól ismert Word-forgatókönyvet, sőt! A Cascade-ben elkészített forgatókönyv Word formátumba is exportálható, így a szervezők továbbra is használhatják a megszokott, nyomtatható dokumentumot – immár egy Ai által támogatott digitális rendszerből előállítva.
Régi forgatókönyvekből is képes kiindulni
A fejlesztők arra is gondoltak, hogy a rendezvényszervezőknek gyakran évek alatt felépített forgatókönyv-állományaik vannak. A Cascade képes korábbi Excel-forgatókönyvek adatainak importálására, így nem szükséges minden rendezvényt a nulláról újra felépíteni. Az importált adatokból a rendszer felépíti a forgatókönyv workflowját, amely ezután vizuálisan is elemezhető és tovább szerkeszthető.
Tavalyiból ideit?
Egy évente ismétlődő fesztivál vagy konferencia esetében a Cascade rendszerben a szervező egy gombnyomással létre tudja hozni az azévi forgatókönyvet és már csak az aktuális változásokat kell átvezetnie.
Nincs több „melyik a legfrissebb forgatókönyv?”
A rendezvényszervezés egyik klasszikus szervezési problémája a verziókövetés.
„Átküldtem a legfrissebb forgatókönyvet.”
„Nekem még a tegnapi van meg.”
„Várj, ezt már módosítottuk.”
„Azt az e-mailt nem kaptad meg?”
A Cascade erre a problémára is talált megoldást. A forgatókönyv egy központi rendszerben található, az egyes munkacsoportok pedig célzott információkat kaphatnak belőle. A technikusoknak például létrehozható technikai nézet, a catering csapatnak catering-információkat tartalmazó kivonat, a hostesseknek pedig a saját feladataikat tartalmazó megosztás. Ha aztán a szervező módosít valamit a központi forgatókönyvben, a korábban megosztott információ is frissíthető, így nem kell minden változáskor új dokumentumot küldeni és újabb e-mailekkel bombázni a csapatot.
Ez különösen a rendezvény előtti utolsó órákban és a helyszíni lebonyolítás során lehet fontos, amikor akár néhány perccel az esemény előtt is változhat egy program, egy helyszín, egy időpont vagy egy felelős személy.
Természetesen Cessy az Ai asszisztens minden változásról azonnal értesül, és mindig a legfrissebb infókat osztja meg a kérdezővel.
Mindenki csak azt láthatja, amire szüksége van.
A nagy rendezvények másik problémája az információ túlzott mennyisége. Egy több száz vagy ezer elemből álló forgatókönyvből nem feltétlenül hasznos, ha minden munkatárs mindent lát. A Cascade ezért lehetőséget biztosít arra, hogy a forgatókönyv információi célzottan legyenek szűrhetők és megoszthatók.
Helyszín, felelős vagy témakör alapján is kialakíthatók nézetek, amelyek segítségével az egyes résztvevők elsősorban azokat az információkat kapják meg, amelyek a munkájukhoz szükségesek. A cél nem egyszerűen az információ megosztása, hanem a megfelelő információ eljuttatása a megfelelő emberhez.
„24 év rendezvényszervezési tapasztalata áll a fejlesztés mögött”
A Cascade mögött álló fejlesztési koncepciót Ábry Zoltán, a Cascade Event System tervezője és ügyvezető tulajdonosa dolgozta ki. Ábry 24 éve foglalkozik rendezvényszervezéssel, így a rendszer fejlesztésének kiindulópontját nem kizárólag technológiai megközelítés, hanem több mint két évtized gyakorlati rendezvényszervezési tapasztalata adta.
„A rendezvények során mindig ugyanazzal a problémával találkoztam: rengeteg információ van, rengeteg ember dolgozik egyszerre, és közben folyamatosan változik minden. A főszervező pedig sokszor egy személyben válik telefonközponttá, információs pulttá és hibajavító központtá. A Cascade célja eredetileg az volt, hogy ezt a munkát átláthatóbbá tegyük. Cessyvel viszont egy csapásra eljutottunk oda, hogy a forgatókönyv már nemcsak megmutatja az információt, hanem szó szerint kérdezni is lehet tőle” – mondta Ábry Zoltán.
A Cascade Event System Kft.-t 2022-ben alapította Ábry Zoltán és Szép Zoltán. Szép Zoltán több mint két évtizedes felsővezetői tapasztalattal rendelkezik gazdaságpolitikai, uniós és banki területen, korábban a Széchenyi Kártya Program fejlesztési vezetőjeként kisvállalkozás-fejlesztési programok kidolgozásában és országos hálózat kiépítésében is részt vett.
Egri fejlesztés, nemzetközi ambíciókkal
A fejlesztők tudomása szerint jelenleg nincs más, széles körben elérhető magyarországi – de jelenlegi ismereteik szerint a világon sem – olyan működő rendezvényasszisztensi AI-megoldás, amely a rendezvény forgatókönyvéből közvetlenül támogatja a lebonyolítást ráadásul kifejezetten a rendezvényen dolgozó munkatársak AI-alapú információs asszisztenseként működik. Ábry elmondása alapján az a megszokott, hogy az applikációk a közönség életét akarják komfortosabbá tenni, míg azok a kollégák, akik létrehozzák az eseményt, sokszor magukra vannak hagyva, elavult eszközökkel kell dolgozniuk. Ezen is változtatni szerettek volna alapítótársával, amikor kifejezetten a háttérmunka támogatására hozták létre ezt a szoftvert.
„De mostantól az Ai, a rendezvény mögött dolgozó szervezői csapatot támogatja” – tette hozzá.
Forrás: Cascade Event System / sajtóközlemény
